Waarom het archief digitaliseren nu belangrijker is dan ooit

Binnen tal van organisatiestructuren wint de digitalisering steeds meer terrein. Soms stap voor stap, soms op hoge snelheid. Digitaliseren werkt alleen in uw voordeel wanneer dit zorgvuldig gebeurt, zodat gegevenslekken kunnen worden voorkomen. Uw bedrijfsinformatie wilt u namelijk binnen de muren van uw bedrijf houden. Bovendien dient te worden voldaan aan de strenge regelgeving volgens de AVG. Wilt u uw archief scannen, dan kunt u dit het beste aan een professionele partij overlaten.

De krachtige combinatie van ouderwets archiveren en innovaties

Het scannen van een archief zorgt ervoor dat er zorgvuldiger met allerhande documenten kan worden omgesprongen. Ze worden toegankelijk voor eenieder die daartoe de bevoegdheid heeft en lopen minder risico kwijtgeraakt te worden. Het digitaliseren van uw archief betekent het veilig en onveranderbaar opslaan van uw documenten. Zo combineert u de kracht van het ouderwetse archiveren met de modernste innovaties op het gebied van integriteit en veiligheid.

Veilige opslag van gedigitaliseerde archiefbestanden met moderne beveiligingsinnovaties

Specialist in archiefdigitalisatie

Wie zijn archief wil gaan digitaliseren, krijgt met meer uitdagingen te maken daar vooraf doorgaans wordt gedacht. Daarom kunt u deze klus het beste uit handen geven aan een betrouwbare partner als GMS, een familiebedrijf dat kan bogen op al bijna veertig jaar ervaring. De specialist in archiefdigitalisatie kan uw archief scannen op het eigen hoofdkantoor, maar ook bestaat de mogelijkheid dit bij u op locatie te doen. Hoe dan ook gaat u een samenwerking met een ISO-gecertificeerde dienstverlener aan.

Digitalisering zonder fouten

De medewerkers van GMS gaan volgens een integer en transparant stappenplan te werk. Zo zullen ten eerste uw documenten worden geïnventariseerd en met u over uw wensen worden gesproken. Aan de hand daarvan ontwikkeld men een projectplan. Pas na uw goedkeuring wordt met het archief digitaliseren aangevangen. Tijdens de feitelijke digitalisering worden regelmatig controles en steekproeven gehouden om fouten te voorkomen. Bij dit specialistische bedrijf heeft u altijd een vast aanspreekpunt, uw projectmanager.

https://gmsnl.com/

Veelgestelde vragen

Waarom is het archief digitaliseren belangrijk voor mijn organisatie?▼

Digitalisering maakt documenten toegankelijk voor bevoegde personen, voorkomt verlies en zorgt voor veilige opslag. Bovendien voldoet u aan strenge AVG-regelgeving en combineert u ouderwetse archivering met moderne veiligheidsinnovaties.

Welke risico's loop ik bij zelfstandig archief digitaliseren?▼

Zonder professionele begeleiding riskeert u gegevenslekken, fouten bij scanning en niet-naleving van AVG-richtlijnen. Een specialist voorkomt deze problemen door zorgvuldig en transparent te werken volgens vaste protocollen.

Kan het digitaliseren van mijn archief bij mij op locatie plaatsvinden?▼

Ja, een gespecialiseerde dienstverlener kan uw archief zowel op hun eigen kantoor als ter plekke scannen. Dit biedt flexibiliteit en zorgt ervoor dat gevoelige documenten veilig blijven binnen uw organisatie.

Hoe verloopt het proces van archiefdigitalisatie stap voor stap?▼

Eerst worden documenten geïnventariseerd en besproken uw wensen. Daarna stelt de specialist een projectplan op. Na uw goedkeuring begint de digitalisering met regelmatige controles om fouten te voorkomen.

Wat zijn de voordelen van ISO-certificering bij digitalisering?▼

ISO-certificering garandeert dat de dienstverlener volgens internationale standaarden werkt. Dit betekent integer, transparent en foutloos werken met uw documenten, plus voortdurend toezicht en een vaste contactpersoon.